PERILAKU DALAM ORGANISASI
KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari
sistem pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat
“keselaran tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar
dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan
kepentingan perusahaan.
Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan
organisasi. Tetapi anggota individual organisasi mempunyai tujuan
pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi.
Dengan demikian, tujuan utama dari sistem pengendalian manajemen
adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang tinggi. Sistem pengendalian
yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan
kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pada pengurangan biaya
dan manajer merespons dengan cara mengurangi biaya dalam unit nya sendiri
dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah
termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan
penting yang diajukan:
1. Tindakan apa yang memotivasi orang
untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?
2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai
dengan kepentingan organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem formal
maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi
perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat
pencapaian keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para
perancang sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan
proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang
melingkupi, karena untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif
mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena
itu, sebelum sistem formal didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal,
baik yang bersifat internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci
dalam rangka meraih keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor Eksternal
Faktor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang
diharapkan dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma
ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang
diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat,
dan kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat
waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau
wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor Internal
1. Budaya
Faktor internal yang
terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan
bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta
asumsi-asumsi yang implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di
seluruh jajaran organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal
tersebut bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian
manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.
2. Gaya Manajemen
Faktor internal yang
barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen
adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa yang
mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada
akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki
kualitas dan gaya yang beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan
ramah; sementara yang lain ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang
banyak melewatkan waktunya dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang
manajemen dengan cara berkeliling (management by walking around);
sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya dengan menulis laporan.
3. Organisasi Informal
Garis-garis dalam
bagan organisasi menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang
otoritas resmi dan bertanggung jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang
ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak
bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun
di organisasi yang bersifat informal.
4. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih
tujuan-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan
tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap
informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan
dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan
obrolan yang tidak resmi).
Pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan
satu sama lain, atau bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka
komunikasi perlu dibangun menyamakan persepsi.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya
adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke
dalam dua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2)
aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang
memuat semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi,
panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan
bisa dilihat di bawah ini :
1. Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan,
gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise
pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur
pengendalian.
2. Manual
Ada banyak pertimbangan
untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan,
mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi
yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi
birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain.
Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan
dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang
tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3. Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan
sistem di rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar
informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk
mencegah kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci;
pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah
dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva
yang mudah di bawa sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut
juga mencakup pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan
eksternal.
4. Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian tugas
didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan
menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian.
Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi.
Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini.
Perencanaan strategis tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan
yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing
pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan
dan infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi
yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil
aktual kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya
memuaskan atau tidak.
JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap
strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem
pengendalian manajemen organisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi itu
sangat beragam, setidaknya organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori
umum :
1. Stuktur fungsional, di dalamnya
setiap manajer bertanggung jawab atas fungi-fungsi yang terspesialisasi seperti
produksi atau pemasaran.
2. Struktur unit bisnis, di dalamnya
para unit manager bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing
unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian independen dari perusahaan.
3. Struktur matriks, di dalamnya
unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.
Organisasi-organisasi fungsional
Alasan dibalik bentuk
organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa
pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi
spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memilki pengetahuan
khusus. Seorang manajer pemasaran dan seorang manajer produksi yang terampil
kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik di bandingkan
dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas kedua bidang itu sekaligus.
Lebih lanjut lagi, seorang spesialis yang terampil harus mampu melakukan
supervisi atas para buruh yang bekerja dalam bidang yang sama secara lebih baik
dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan
terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.
Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, dalam sebuah
organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas
manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer
pemasaran) karena tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada
hasil akhir. Oleh karena itu, tidak ada cara untuk menentukan bagian dari laba
yang dihasilkan masing-masing fungsi.
Kedua, jika organisasi, terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam
satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi
dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi
berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu
berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
Ketiga, struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah
perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.
Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit
bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang
terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, yang juga disebut sebagai
divisi, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan
pemasaran sebuah produk. Unit bisnis tersebut bertanggung jawab untuk melakukan
perencanaan dan koordinasi kerja dari berbagai fungsi yang terpisah.
Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam
pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan
diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dala
organisasi unit bisnis, setiap manajer unit harus bertanggung jawab untuk
meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan oleh unitnya guna
menghasilkan laba, melakukan perencanaan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan
elemen-elemen yang berpengaruh pada kemampuan itu.
FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung
jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut
sebagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini
adalah chief financial officer (CFO).
Kontroler biasanya
menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:
1. Merancang dan mengoperasikan
informasi serta sistem pengendalian.
2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan
keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan
pihak-pihak eksternal lainnya.
3. Menyiapkan dan menganalisis laporan
kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer,
menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen
perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara
keseluruhan.
4. Melakukan supervisi audit internal
dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi,
menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta
menjalankan audit operasional.
5. Mengembangkan personel dalam
organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personel manajemen
dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.
Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian
adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk
merancang maupun mengoperasikan sistem yang mengumpulkan dan melaporkan
informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran manajemen.
Kontroler tidak membuat ataupun mendorong pihak manajemen untuk mengambil
keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal
dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.
Kontroler Unit Bisnis
Para kontroler unit
bisnis mau tidak mau telah membagi loyalitas mereka. Pada satu sisi, mereka
berutang kesetiaan pada kontroler, korporat, yang memegang tanggung jawab
operasi sistem pengendalian secara keseluruhan. Disisi lain, mereka juga
berutang kesetian pada para manajer di unit mereka, yaitu pihak kepada siapa
mereka memberikan bantuan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar