Yang dimaksud dengan
proses komunikasi adalah proses yang menggambarkan kegiatan komunikasi antar
manusia yang bersifat interaktif, relasional, dan transaksional dimana
komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan melalui media tertentu dengan
maksud dan tujuan tertentu. Sejalan dengan pendapat Gibson (1994) proses
komunikasi terdiri dari lima unsur yakni: Komunikator, pesan, perantara,
penerima, dan balikan. Adapun Lasswell (1984), yaitu orang pertama yang
mengajukan model proses komunikasi membuat formula sebagai berikut: Siapa,
mengatakan apa, bagaimana caranya, kepada siapa, dan apa hasilnya. Sementara
Berlo (1960) menggambarkan proses komunikasi terdiri dari tujuh elemen yakni:
1) Sumber komunikasi
2) Pengkodean
3) Pesan
4) Saluran
5) Pendekodean
6) Penerima, dan
7) Umpan balik.
Dalam konteks organisasi, proses komunikasi di atas yang digambarkan lewat
model dapat disimpulkan bahwa, komunikasi merupakan aktivitas yang
menghubungkan antarmanusia dan antar kelompok dalam sebuah organisasi.
Komunikasi antar individu dan kelompok/tim dalam organisasi menciptakan
harapan. Harapan ini kemudian akan menghasilkan peranan-peranan tertentu yang
harus diemban untuk mencapai tujuan bersama/ organisasi. Agar pimpinan dapat
mempengaruhi dan memotivasi para pekerja/karyawan agar secara bersama-sama
mewujudkan tujuan organiasasi maka perlu dikembangkan sistem komunikasi yang
efektif. Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi
kerja dan kemudian akan memunculkan kepuasan kerja.
Ditinjau dari aspek Business, organisasi
adalah sarana manajemen [ditinjau dari
aspek kegiatannya, bukan struktur].
1. Tujuan
organisasi TIDAK MUNGKIN tercapai tanpa manajemen.
2. Manajemen
TIDAK MUNGKIN ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jikaada tujuan yang akan
dicapai atau diselesaikan.
Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan
organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia
yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
1. Bentuk
komunikasi apa yang terjadi
2. Metode
dan teknik apa yang dipakai
3. Media
apa yang dipakai
4.
Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
A. Defenisi Fungsional Komunikasi
Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan
dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi
dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam
suatu lingkungan.
Gambar di bawah ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis
yang putusputus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara
alami; hubunganhubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi
bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan
lingkungan yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun,
setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi
menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara
anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut
penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.
B. Unit Komunikasi
Suatu
sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan
yang mampu berada dalam duakeadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem
komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang.
Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang
dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi
organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan
oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan
jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu
figur atau gambar yang sesuai dengan eadaan orang tsb. Bila kita melihat apa
yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, kita menemukan bahwa
terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi :
1. Penciptaan
pesan atau, lebih tepatnya, penciptaan pertunjukkan [to display menurut Random
House Dictionary of The English Language 1987 : anda membawa sesuatu
untuk diperhatikan seseorang atau orang lain; menyebarkan seseuatu sehingga
sesuatu tsb dapat terlihat secara lengkap dan menyenangkan] .
2. Penafsiran pesan atau
penafsiran pertunjukkan [to intepret : menguraikan atau
memahami sesuatu dengan suatu cara tertentu].
Secara teknis, seseorang tidak dapat menghindari untuk menunjukkan pesan. Apa
yang anda tunjukkan atau tempatkan sehingga terlihat jelas memang
merepresentasikan anda. Anda adalah “suatu pertunjukkan pesan yang berjalan”.
Hal yang sama dapat diterapkan kepada kantor atau hotel anda. Kantor atau hotel
adalah suatu pertunjukkan-pesan bagi mereka yang mengunjunginya.
C. Proses Komunikasi dan
Jaringan Komunikasi
1. Proses Komunikasi
A. Komunikasi
Internal
Pertukaran gagasan di antara para
administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, dalam struktur lengkap yang
khas disertai pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan [operasi dan manajemen] [lihat skema
Internal Audience]. Dua dimensi komunikasi internal :
A. KOMUNIKASI VERTIKAL !
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan
dari staf ke pimpinan dengan cara timbal balik [two way traffic
communication].
Downward
Communication ! komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan
instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat,
majalah intern [lihat contoh skema]
Upward
communication ! dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan [lihat
contoh skema]
Hambatannya
adalah apabila saluran komunikasi dalam organisasi tidak berjalan atau
digunakan sebagaimana mestinya, karena hal ini berpengaruh terhadap operasional
organisasi [perusahaan]. Organisasi terdiri atas sejumlah orang; melibatkan
keadaan saling bergantung; kebergantungan memerlukan koordinasi; koordinasi
mensyaratkan komunikasi. Interkasi antara pimpinan organisasi [top
manajer dengan middle manager] dengan audience di
luar organisasi.
Manajer = pemimpin organisasi [swasta,
BUMN atau pemerintah] peranannya dapat berpengaruh terhadap internal
public[karyawan] dan external public [di luar organisasi,
tetapi ada pengaruhnya]
1. Peranan Antarpersona [Interpersonal
Role]
" Peranan Tokoh [figurhead
role]
" Peranan Pemimpin [leader
role]
" Peranan Penghubung [liaison
role]
2. Peranan Informasional [Informational
Role]
" Peranan Monitor [monitor
role]
" Peranan
Penyebar [disseminator role]
" Peranan
Jurubicara [spokesman role]
3. Peranan Memutuskan [Decisional
Role]
" Peranan Wiraswasta [enterpreneur
role]
" Peranan Pengendali Gangguan [distrurbance
handler role]
" Peranan Penentu Sumber [resource
allocator role]
" Peranan Perunding [negotiator
role]
B. Komunikasi
Eksternal
Komunikasi antara pimpinan organisasi
[perusahaan] dengan khalayak audience di luar organisasi.
[lihat skema ekternalaudience]
1. "
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ! bersifat informatif Majalah, Press
release/ media release, Artikel surat kabar atau majalah,
Pidato, Brosur, Poster, Konferensi pers, dll
2. " Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi
2. Jaringan Komunikasi
Menurut De Vito
(1997), jaringan komunikasi adalah saluran yang digunakan untuk meneruskan
pesan dari satu orang ke orang lain dalam organisasi. Jaringan organisasi ini
berbeda besar dan strukturnya pada masing-masing organisasi, dan biasanya
disesuaikan dengan kepentingan dan tujuan organisasi tersebut. Secara umum
jaringan komunikasi dapat dibedakan atas dua bagian yaitu:
1) jaringan komunikasi Formal dan
2) jaringan
komunikasi Informal. Dengan kata lain hubungan yang terjadi dalam
organisasi dapat terjadi secara formal dan informal.
1) Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota
organisasi yang secara tegas telah direncanakan dan ditentukan dalam struktur
organisasi formal. Komunikasi formal ini mencakup susunan tingkah laku
organisasi, pembagian departemen atau tanggung jawab tertentu, posisi jabatan,
dan distribusi pekerjaan.Ada tiga bentuk arus komunikasi dalam jaringan
komunikasi formal seperti yang tertera dalam struktur yakni:
1. Komunikasi ke Bawah
Komunikasi ke bawah menunjukkan arus
pesan yang mengalir dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan
oleh pimpinan kepada bawahan atau kepada para anggota organisasi dengan tujuan
untuk memberikan pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para
anggota sesuai dengan kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan
melalui kegiatan: Pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan
keterangan umum. Menurut Lewis (dalam Arni, 2002), komunikasi ke bawah juga
dimaksudkan untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, dan
kecurigaan yang timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota
organisasi untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan.
Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar
atau simbolsimbol, dalam bentuk surat edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman
karyawan/anggota.
2. Komunikasi ke Atas
Komunikasi ke atas adalah pesan yang
mengalir dari bawah ke atas, yakni pesan yang disampaikan oleh para anggota
organisasi/ bawahan kepada pimpinan. Komunikasi ini dimaksudkan untuk
memberikan masukan, saran atau bahan-bahan yang diperlukan oleh pimpinan agar
pimpinan dapat melaksanakan fungsi dengan sebaik-baiknya. Selain itu komunikasi
ke atas ini juga menjadi saluran bagi para anggota/karyawan untuk menyampaikan
pikiran, perasaan yang berkaitan dengan tugas-tugasnya. Hal ini dapat dilakukan
melalui kegiatan: pemberian laporan, pemberian saran/pendapat, baik secara
lisan,
tertulis atau dengan menggunakan simbol
dan gambar.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal atau mendatar
terjadi diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan sederajat atau satu
level. Pesan yang disampaikan biasanya berhubungan dengan tugas-tugas, tujuan
kemanusiaan, saling memberi informasi, penyelesaian konflik, dan koordinasi.
Koordinasi diperlukan untuk mencegah tendensitendensi, selain itu juga
dimaksudkan untuk memelihara keharmonisan dalam organisasi. Kegiatan ini dapat
dilakukan dengan cara; rapatrapat komite, interaksi informal, memo dan nota, dan
lain-lain.
2) Komunikasi Informal adalah komunikasi yang terjadi diantara para anggota
organisasi atas dasar kehendak pribadi, tanpa memperhatikan posisi/kedudukan
mereka dalam organisasi. Informasi dalam komunikasi informal ini mengalir ke
atas, ke bawah, atau secara
horizontal, dan ini terjadi jika
komunikasi formal kurang memuaskan anggota akan informasi yang diperlukan.
Komunikasi informal disebut juga dengan grapevine (desas
desus) cenderung berisi laporan rahasia mengenai orang, atau kejadiankejadian
di luar dari arus informasi yang mengalir secara resmi. Namun walaupun
informasinya bersifat informal, grapevine ini bermanfaat bagi
organisasi. .
D. Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Sebuah organisasi akan bubar karena ketiadaan
komunikasi. Coba bayangkan jika komunikasi tidak ada dalam organisasi? Para
karyawan tidak akan tahu apa yang akan dikakukannya dan apa yang dikerjakan
rekannya. Pemimpin tidak bisa memberikan instruksi dan menerima masukan dari
bawahannya. Koordinasi tidak berjalan, kerja sama tidak terjadi, masingmasing
orang tidak dapat mengkomunikasikan perasaannya, kebutuhannya, masalah yang
dihadapinya dalam pekerjaan kepada rekannya/ timnya, suvervisornya atau kepada
pimpinannya. Komunikasi merupakan aktivitas yang menghubungkan antar manusia
dan antar kelompok dalam sebuah organisasi. Kalau berbicara tentang komunikasi
organisasi maka yang terbayang adalah peranan dan status dari setiap orang
dalam organisasi, karena peranan dan status itu juga menentukan cara seseorang
berkomunikasi dengan orang lain. Jika jenis dan pembagian pekerjaan
demikian banyak, beragam, dan berbeda-beda, maka dibutuhkan sebuah jalinan.
Jalinan yang dimaksud di sini adalah komunikasi. Komunikasi antara seorang
pimpinan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, atau komunikasi sesama
bawahan. Dalam komunikasi organisasi ini dikenal dengan istilah Downward
communication, Upward communication, dan Horizontal
communication.
Menurut Scott dan T.R. Mitchell (1976)
komunikasi mempunyai empat fungsi dalam organisasi, yakni:
1) kendali (kontrol/ pengawasan),
2) motivasi,
3) pengungkapan emosional, dan
4) informasi.
Sebenarnya banyak sekali hasil
penelitian para ahli yang menemukan fungsi komunikasi (pesan) dalam organisasi.
Sedangkan menurut Thayer ada lima
yaitu:
1. untuk
memberi informasi,
2. membujuk,
3. memerintah,
4. memberi
instruksi, dan
5. mengintegrasikan
organisasi.
Terakhir Greenbaumn mengemukakan bahwa
fungsinya adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaruan, integrasi,
memberikan informasi dan instruksi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar