tugas sotfskill kedua, Flowchart , DFD dan Analisis UKM

Jenis-Jenis Flowchart

1.      System Flowchart

Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu

sistem.

Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).

2.      Document Flowchart

Bagan alir dokumen  (document flowchart)  atau disebut juga bagan alir formulir  (form  flowchart)  atau  paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

3.      Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar  ini  memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

4.      Program Flowchart

Bagan alir program  (program flowchart)  merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.

Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program  (program logic flowchart)  dan bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flowchart).  Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

5.      Process Flowchart

Bagan alir proses  (process flowchart)  merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.

Pengertian DFD (Data Flow Diagram)

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. 

DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1.                  Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.

2.                  Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3.                  Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.

·                     FUNGSI DFD

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

1.                  Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

2.                  DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.

3.                  DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

·                     SYARAT MEMBUAT DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.

2. Pemberian nomor pada komponen proses.

3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat.

4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit.

5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika.

·                     TIPS DALAM MEMBUAT DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1.                  Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah.

2.                  Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda.

3.                  Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu).

4.                  Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya.

5.                  Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya.

6.                  Banyaknya proses yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses.

7.                  Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama).

8.                  Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi.

9.                  Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik.

10.              Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity.

11.              Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report.Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

·                     LANGKAH MEMBUAT/MENGGAMBAR DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

1. Identifikasi Entitas Luar, Input dan Output

Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

2. Buat Diagram Konteks (diagram context)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan    lingkungan luarnya. Caranya :

• Tentukan nama sistemnya.

• Tentukan batasan sistemnya.

• Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.

• Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.

• Gambarkan diagram konteks.

3. Buat Diagram Level Zero (Overview Diagram)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Caranya :

·                     Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

·                     Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).

·                     Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

·                     Hindari perpotongan arus data.

·                     Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

4. Buat Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero. Caranya :

·                     Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.

·                     Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep  keseimbangan.

·                     Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.

·                     Hindari perpotongan arus data.

·                     Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.Contoh : 1.1, 1.2, 2

·                     KESALAHAN DALAM PEMBUATAN DFD

Umumnya kesalahan dalam pembuatan DFD adalah :

1.                  Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti dimasukkan ke dalam lubang hitam.

2.                  Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.

3.                  Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses.

4.                  Data Store tidak memiliki keluaran.

5.                  Data Store tidak memiliki masukan.

6.                  Hubungan langsung antar entitas luar.

7.                  Masukan langsung entitas data store.

8.                  Keluaran langsun dari data store ke Entitas luar.

9.                  Hubungan langsung antar data store.

10.              Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam data store.

MENCARI TAHU KEGIATAN UKM TOKO KERUPUK KULIT NABILA KHAS BEKASI MENGGUNKAN FLOWCHART.

Nabila merupakan outlet yang menjual kerupuk kulit asli yang terbuat asli dari kulit sapi dan kerbau. Kerupuk kulit yang satu ini cocok untuk oleh-oleh mudik ataupun camilan sehari-hari dirumah. Produksi kerupuk kulit ini Produksi kerupuk kulit ini di berada pada daerah antara lain Bekasi. Dan juga sering mengikuti event event bersama ukm-ukm yang lain yang berada di luar kota bekasi, contohnya daerah jakarta , bandung , dan indaramayu.Kerupuk kulit asli Nabila ini diproduksi oleh PD. Lavina Jaya dan telah mendapat sertifikat sehat dari DEPKES kota Bekasi. Toko nabila ini berada di Jl. Mawar 4 Kalibaru Kel. Medan Satria, Bekasi Barat
Bekasi, Jawa Barat. Jam Operasional: 9:00 s/d 21:00 WIB. Hari Kerja: Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Sabtu, Minggu. Supplier kerupuk kulit asli. Kisaran Harga : Rp.10.000 - Rp.25.000.

Flow chart transaksi pada TOKO KERUPUK KULIT NABILA.

·                Customer datang ke toko

·                Customer menggambil keranjang belanja

·                Customer memilih ukuran kerupuk yang ada ditoko.

·                Customer memilih barang atau kerupuk yang diinginkan yang ada ditoko

·                Jika barang yang diinginkan ada, customer tinggal taru barang dalam keranjang belanjaan. Jika barang yang diinginkan tidak ada maka customer langsung dapat meningalkan toko.

·                Kemudian jika customer sudah selesai memilih barang, langsung saja kekasir dan melakukan transaksi pembayaran.

·                Setelah selesai melakukan transaksi, si kasir memberikan struk pemebelian untuk customer sebagai barang pembuktian pembayaran dan pembelian.

·                Dan jika sudah maka customer dapat meninggalkan toko.

Sistem Informasi Akuntansi Pada Perusahaan Wingko Merah

BAB I

PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG

Perkembangan ekonomi Indonesia yang pesat, menuntut perkembangan ilmu akuntansi yang semakin pesat pula. Ilmu akuntansi yang sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajemen suatu organisasi/perusahaan kini sudah mulai dipelajari oleh kalangan akademisi mulai sekolah tingkat menegah, hingga tingkat perguruan tinggi. Karena, kebutuhan akan ilmu akuntansi saat ini sudah seperti halnya ’kebutuhan pokok’ bagi setiap organisasi/perusahaan yang mengelola finansial, walaupun sesederhana apapun.

Sebagai bagian dari golongan yang mempelajari ilmu akuntansi, kali ini penulis memberikan sedikit gambaran tentang akuntansi yang diterapkan di suatu perusahaan kecil di pelosok pedesaan, lebih dikhususkan mengenai sistem akuntansi yang digunakan.

Sesuai dengan definisi, sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen  guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi; Sistem Akuntansi. 1993), maka disini penulis mencoba mengaplikasikan definisi tersebut dalam hal sistem yang digunakan di Perusahaan Wingko Merah milik Bu Tri Rahayu

Perusahaan Wingko sendiri merupakan suatu perusahaan perseorangan yang bisa dikatakan home industry dan dikelola sendiri oleh pemiliknya. Sehingga sangat sederhana sekali mengenai sistem akuntansinya.

B.     RUMUSAN MASALAH

Berdasar pada teori ilmu sistem akuntansi, rumusan masalah yang bisa dihubungkan dengan sistem akuntansi di Perusahaan Wingko Merah adalah :

1.         Bagian-bagian yang terlibat dalam pelaksanaan sistem.

2.         Dokumen-dokumen yang terkait dengan sistem.

3.         Catatan akuntansi yang diperlukan.

4.         Flowchart pelaksanan beberapa sistem

C.    METODOLOGI PENELITAN

Penulis menggunakan cara observasi langsung ke Perusahaan Wingko Merah, dan melakukan metode wawancara dengan pemilik.

D.    MANFAAT

Dengan mempelajari sistem akuntansi yang ada di Perusahaan Wingko Merah, diharapkan penulis dan pembaca dapat mengetahui :

1.       Mengetahui kinerja dari perusahaan tersebut.

2.       Mengetahui sistem akuntansi yang digunakan.

3.       Dapat memberikan evaluasi tentang sistem akuntansi yang sudah diterapkan/sudah berjalan.

4.       Memberikan wacana ke depan tentang hasil evaluasi kepada pihak manajemen Perusahaan Wingko Merah (apabila diperlukan).

BAB II

PERUSAHAAN WINGKO MERAH

A.    SEJARAH TENTANG PERUSAHAAN

Produsen Wingko Merah menyediakan makanan wingko, perusahaan ini baru dirintis 24 Agustus 2012. Usaha ini diharapkan mampu membuka lapangan kerja bagi orang banyak terutama masyarakat sekitar. Letak Usaha ini di Desa Tayuban, Panjatan, Kulon Progo, Yogyakarta. Dengan penjualan produknya di pasar atau warung-warung, memudahkan Wingko Merah ini dalam berkembang kedepannya. Walaupun banyak pesaing, tetapi Bu Tri Rahayu mempunyai cukup banyak strategi untuk tetap bartahan dalam usahanya. Misalnya saja dengan cara memberi pelayanan yang bagus kepada pelanggan, melayani penjualan secara kredit, dan cara pengolahan yang bersih.

B.     PROFIL PERUSAHAAN

1. Nama Perusahaan        : PERUSAHAAN WINGKO BU TRI RAHAYU

2. Nama Pemilik              : TRI RAHAYU

3. Alamat                         : Tayuban, Panjatan, Kulon Progo, Yogyakarta

4. Berdiri                         : 2012

5. Jenis Usaha                  : Produksi dan Perdagangan

C.    STRUKTUR ORGANISASI

Mengenai struktur organisasi dari Perusahaan Tahu Mbah Arjo sangat sederhana sekali, hal ini karena perusahaan tersebut baru dalam tahap perkembangan, sehingga belum mempunyai pengadministrasian yang lengkap. Apabila digambarkan dalam sebuah bagan, Struktur Organisasi dari Perusahaan Wingko Merah Bu Tri Rahayu akan tampak sebagai berikut :

D.    BAGIAN-BAGIAN

Seperti halnya dengan struktur organisasi, bagian-bagian yang ada di Perusahaan Wingko Merah Bu Tri Rahayu juga belum lengkap. Ada beberapa karyawan yang menjalankan dua fungsi sekaligus. Bahkan beberapa fungsi tertentu dijalankan sendiri oleh pemiliknya. Secara ringkas bagian-bagian tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.     Pemilik Perusahaan

Pemilik perusahaan adalah manajer bagi Perusahaan Wingko Merah Bu Tri Rahayu. Menjalankan fungsi akuntansi, fungsi jurnal, fungsi pejualan dan fungsi-fungsi lain. Hampir semua fungsi yang berkaitan dengan pembukuan dijalankan oleh pemilik.

2.     Bagian Produksi

 Bertugas menjalankan fungsi produksi, yang merupakan kegiatan pokok dari Perusahaan Wingko Merah Bu Tri Rahayu. Ada empat karyawan yang berada di bagian produksi, dan  kadang-kadang dibantu oleh pemilik perusahaan. Empat karyawan ini terkadang juga mengantarkan hasil produksi dan membeli bahan dan perlengkapan lain yang diperlukan.

3.     Bagian Keuangan

Bagian keuangan mengelola keuangan perusahaan. Bagian keuangan juga dilakukan oleh Bu Tri Rahayu.

4.     Bagian Pengiriman

Terdiri dari empat orang. Tugasnya tidak hanya mengirimkan hasil produksi berupa Wingko ke pasar-pasar di Kulon Progo. Selain itu ke empat orang ini harus juga harus mengambil bahan baku dari pemasok, dan memproduksi juga karena empat orang di bagian pengiriman dan produksi sama.

BAB III

SISTEM AKUNTANSI

SISTEM AKUNTANSI PERUSAHAAN WINGKO MERAH

Sebenarnya banyak sistem yang sudah dilaksanakan oleh Perusahaan Wingko, walaupun terkesan masih sangat sederhana dan tidak terdapat unsur pengendalian intern. Namun tidak menutup kemungkinan ada bahwa sistem akuntansi dijalankan di sana yang pelaksanaanya rapi. Diantara sistem yang ada di Perusahaan Wingko Merah Bu Tri Rahayu adalah :

1.      Sistem Penjualan Kredit

Sesuai dengan uraian dalam bab 2, bahwa di Perusahaan WIingko melakukan penjualan secara kredit.

a.      Bagian-bagian yang terkait

Bagian yang terkait dengan sistem ini adalah pemilik yang melaksanakan fungsi penjualan dan fungsi akuntansi, bagian gudang sebagai pengelola stok produk dan bagian pengiriman.

b.      Dokumen yang digunakan

-surat order

-surat order penjualan

c.      Catatan akuntansi yang diperlukan

-jurnal

-kartu gudang

-daftar antrian pesanan produk

-buku pembantu piutang

d.     Flowchart Sistem Penjualan Kredit

Sistem penjualan kredit dimulai dari penerimaan surat order oleh pemilik, kemudian membuat surat order penjualan yang kemudian dikirim ke bagian gudang. Sementara surat order diarsip berdasarkan tanggal. Bagian gudang menggunakan surat order penjualan untuk mengecek apakah ada produk yang siap dikirim. Apabila belum diarsip dulu untuk menunggu kuota terpenuhi. Adanya ketersediaan produk yang memungkinkan yang siap kirim, maka dilanjutkan dengan memberikan dokumen ke bagian pengiriman bersama dengan produk yang akan dikirim, setelah mengarsipkan satu dokumen dan mengisi kartu gudang. Bagian pengiriman menuliskan tanggal pengiriman dan mengembalikan ke pemilik. Satu dokumen diberikan kepada pelanggan bersama dangan barang.  Pemilik melakukan penjurnalan setelah menuliskan tanggal pengiriman pada surat order, dan diarsip bersama dengan dokumen urut berdasarkan tanggal.

2.     Sistem Akuntansi Pencatatan Utang

a.      Sistem ini dilaksanakan sepenuhnya oleh pemilik.

b.      Dokumen yang berkaitan

-       faktur dari kreditor

-       bukti kas keluar

c.      Catatan akuntansi yang diperlukan adalah jurnal pengeluaran kas

d.     Flowchart Sistem Akuntansi Pencatatan Utang 

Setelah menerima faktur dari kreditor, kemudian faktur disimpan dulu berdasarkan nomor dan menunggu tanggal jatuh tempo. Setelah jatuh tempo, kemudian pembuatan bukti kas keluar. Faktur dengan satu dari bukti kas keluar diarsip permanen berdasar abjad maka segera dilakukan penjurnalan di jurnal pengeluaran kas.

3.     Sistem Penggajian

Dari 4 karyawan di Perusahaan Tahu, setiap karyawan berhak menerima gaji berdasarkan presensi harian

a.        Sistem dilaksanakan oleh pemilik

b.        Dokumen yang digunakan

-daftar hadir karyawan

-daftar gaji

-daftar rekap gaji

c.      Catatan akuntansi yang diperlukan adalah jurnal

d.     Flowchart Sistem Penggajian

Pemilik melakukan pencatatan kehadiran karyawan setiap harinya dan diarsip berdasarkan tanggal. Dari daftar hadir digunakan untuk membuat daftar gaji dan daftar rekap gaji dan mengarsipkan berdasarkan nomor setelah melakukan penjurnalan.

BAB IV

PENUTUP

A.    ANALISA

Sistem akuntansi yang dilaksanakan di Perusahaan Wingko merupakan sistem akuntansi yang tegolong sangat sederhana. Dimana diperlukan banyak evaluasi, terlebih tentang keterkaitannya dengan pengendalian intern. Pemilik yang memiliki banyak fungsi merupakan salah satu hal perlu diperbaiki, karena sangat riskan dan sulit diadakan pengontrolan.

Perusahaan Wingko melakukan pecatatan secara manual, itu juga hal yang perlu diperbaiki. Pencatatan dengan menggunakan komputer adalah solusi yang tepat agar digunakan manajemen untuk meminimalisir kesalahan.

Ketersediaan formulir yang terkontrol adalah hal lain yang perlu diusahakan Perusahaan Wingko untuk ke depannya nanti.

Namun, dibalik kesederhanaan Perusahaan Wingko, tersimpan suatu organisir yang rapi dari pemilik yang sekaligus memanajemen perusahaan. Setiap aset perusahaan diupayakan untuk befungsi optimal, termasuk di dalamnya pemberdayaan karyawan. Setidaknya hal tersebut bisa digunakan Perusahaan Wingko sebagai kekuatan untuk melangkah ke depan.

B.    KESIMPULAN

Setelah mempelajari dan sedikit menganalisa apa yang terjadi dengan sistem akuntansi di Perusahaan Tahu, penulis dapat menarik suatu garis besar tentang sistem akuntansi yaitu Sistem akuntansi ternyata sangat berperan penting dalam jalannya suatu menajemen, terutama keterkaitanya dengan masalah finansial. Sekecil apapun bentuk manajemen yang ada ternyata mengenal adanya sistem akuntansi.

Kemudian mengenai pentingnya sistem akuntansi, ditunjukkan dengan mudahnya dalam proses pengendalian intern.

- See more at: http://rachmatbayufirdas.blogspot.com/2013/01/makalah-sistem-akuntansi.html#sthash.Eb3i4FFR.dpuf