37. Hubungan antara Administrasi, Manajemen, dan Organisasi

1. Pengertian Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran  merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.

Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, administrasi mengandung delapan unsur administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan merupakan suatu kebulatan proses penyelenggaraan yang perwakilan.

Manajemen Perkantoran

George R. Terry menyatakan bahwa manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai perencanaan, pengawasan dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.

Dalam kegiatan manajemen sangat diperlukan fasilitas atau sarana-sarana, alat-alat, kerja yang disebut juga dengan unsur-unsur manajemen. Unsur manajemen itu lebih dikenal dengan istilah “The Six M in Management”.  Keenam unsur “M” tersebut mutlak diperlukan dalam manajemen. Keenam unsur tersebut adalah sebagai berikut :

a. Man adalah tenaga kerja manusia

b. Money adalah uang diperlukan untuk memcapai tujuan

c. Methods adalah cara atau system untuk mencapai tujuan

d. Materials adalah bahan-bahan yang diperlukan

e. Mechines adalah mesin-mesin yang diperlukan

f. Market adalah pasar atau tempat pemasaran, tempat untuk melempar hasil produksi atau karya.

Organisasi

Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu “organon” atau dalam bahasa Latin “organum” yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) organisasi adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

Ada tujuh unsure organisasi yang harus diketahui, yaitu sebagai berikut :

a)      Manusia (Men)

Organisasi baru ada, apabila ada unsur manusianya yang bekerjasama. Dalam hal ini ada pimpinan dan ada juga yang dipimpinnya.

b)      Sasaran (Goal)

Organisasi baru ada apabila ada tujuan yang hendak dicapainya.

c)      Tempat Kedudukan (Place)

Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya.

d)     Pekerjaan (Job)

Organisasi baru ada, apabila ada pekerjaan yang akan dikerjakan dan ada pembagian pekerjaannya.

e)      Teknologi (Technology)

Organisasi baru ada apabila terdapat unsur-unsur teknisnya.

f)       Struktur (Structure)

Organisasi baru ada apabila ada hubungan antara manusia yang satu dengan yang laiinya sehingga dapat tercipta suatu organisasi.

g)      Lingkungan (Environment)

Organisasi baru ada apabila adanya lingkungan yang saling mempengaruhi, seperti adanya suatu sistem kerjasama sosial.

 2. Hubungan antara Administrasi, Manajemen, dan Organisasi

Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi, dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa:

Administrasi merupakan proses, organisasi merupakan wadah, sedangkan manajemen merupakan pelaksanaannya yang satu sama lainnya saling berhubungan dan saling berkaitan sehingga tujuan dapat tercapai.

Administrasi terdiri dari organisasi dan manajemen, sedangkan inti manajemen adalah kepemimpinan.