KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari sistem
pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat “keselaran tujuan
(goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan kepentingan
pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
Manajemen senior
menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual
organisasi mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten
dengan tujuan organisasi. Dengan demikian, tujuan utama dari sistem
pengendalian manajemen adalah memastikan tingkat keselarasan tujuan yang
tinggi. Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong
individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem
menekankan pada pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara mengurangi
biaya dalam unit nya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar
ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kea rah yang keliru.
Dalam
memgevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang
diajukan:
1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak
demi kepentingan diri mereka sendiri?
2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan
organisasi tersebut?
FAKTOR-FAKTOR INFORMAL YANG
MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
Baik sistem formal maupun proses
informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan,
konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian
keselarasan tujuan. Namun hal yang juga untuk diperhatikan oleh para perancang
sistem pengendalian formal adalah aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal,
seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi, karena untuk
menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan
seiring dengan mekanisme informal. Oleh karena itu, sebelum sistem formal
didiskusikan, akan diuraikan faktor-faktor informal, baik yang bersifat
internal maupun eksternal, yang memainkan peranan kunci dalam rangka meraih
keselasan dengan tujuan perusahaan.
Faktor-faktor
Eksternal
Faktor-faktor
eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan dalam
masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup
sikap, yang secara kolektif sering juga disebut etos kerja, yang diwujudkan
melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan
kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas secara tepat
waktu. Beberapa sikap di atas bersifat lokal-yaitu spesifik untuk kota atau
wilayah di mana organisasi beroperasi.
Faktor-faktor
Internal
1. Budaya
Faktor internal yang terpenting
adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama,
nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang
implisit diterima dan secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran
organisasi. Norma-norma budaya sangatlah penting karena hal tersebut bisa
menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal
yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian actual.
2. Gaya Manajemen
Faktor internal yang barangkali
memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya
manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan aoa yang mereka anggap
sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak
pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang
beragam. Beberapa diantaranya memilki kharisma dan ramah; sementara yang lain
ada yang bergaya agak santai. Ada manajer yang banyak melewatkan waktunya
dengan melihat-lihat dan berbicara pada banyak orang manajemen dengan cara berkeliling
(management by walking around); sementara ada juga manajer yang menyibukkan
dirinya dengan menulis laporan.
3. Organisasi Informal
Garis-garis dalam bagan organisasi
menggambarkan hubungan-hubungan formal yaitu, pemegang otoritas resmi dan bertanggung
jawab dari setiap manajer. Kenyataan-kenyataan yang ditemui selama
berlangsungnya proses pengendalian
manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari
hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.
4. Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya meraih tujuan-tujuan
organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan
yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari
berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen
resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tidak
resmi).
Pesan-pesan
yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, atau
bahkan memiliki interpretasi yang sangat beragam. Maka komunikasi perlu
dibangun menyamakan persepsi.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
Pengaruh besar lainnya adalah sistem
yang bersifat formal. Sistem ini bisa kita klasifikasikan ke dalam dua jenis:
(1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri dan (2) aturan-aturan.
Aturan-aturan
Kita
menggunakan istilah :aturan-aturan sebagai seperangkat tulisan yang memuat
semua jenis instuksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah
instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi,
panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis.
Beberapa jenis aturan bisa dilihat
di bawah ini :
1. Pengendalian Fisik
Penjaga keamanan, gudang-gudang yang
terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televise pengawas, dan pengendalian
fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian.
2. Manual
Ada banyak pertimbangan untuk
memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang
mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang
diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Manual dalam organisasi
birokratis jauh lebih rinci dibandingkan dengan aturan organisasi lain.
Organisasi besar memilki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan
dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang
tersentralisasi memiliki banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang
terdesentralisasi. Dan yang terakhir, organisasi memiliki unit-unit yang
tersebar secara geografis (seperti jaringan restoran cepat saji) mempunyai
lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terpusat secara
geografis.
3. Pengamanan Sistem
Berbagai pengamanan sistem di
rancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang
mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan.
Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan
dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan
pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah di bawa
sesering mungkin; serta sejumlah prosedur lain. Hal tersebut juga mencakup
pengecekan sistem yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal.
4. Sistem Pnegendalian Tugas
Pengendalian
tugas didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tugas-tugas tertentu
dijalankan secara efektif dan efisisen. Kebanyakan dari tugas-tugas itu
dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah tugas dijalankan
menggunakan mesin otomatis, maka sistem otomatis itu sendiri akan menyediakan
pengendalian.
Proses
Kendali Secara Formal
Suatu
perencaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh
informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Perencanaan
strategis tersebut kemudian di konversi menjadi anggaran tahunan yang fokus
pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat
tanggung jawab. Pusat tanggung jawab ini juga dituntun oleh aturan-aturan dan
infornasi formal lain. Pusat tanggung jawab menjalankan operasi-operasi yang
ditugaskan, dan hasilnya kemudian di nilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual
kemudian dibandingkan dengan anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya
memuaskan atau tidak.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar