Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting
dalam kegiatan kantor menilik hakikat kantor sebagai kumpulan orang yang
bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor atau kegiatan ketatausahaan. Kantor
merupakan pusat pengolahan keterangan, tempat para pejabat berkumpul untuk
merundingkan segala sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai
menyelesaikan pekerjaan administrasi atau tata usaha. Sebagai keseluruhan
gedung dengan ruangan kerjanya, kantor menjadi tempat pelaksanaan tata usaha
dan kegiatan-kegiatan manajemen dari pimpinan suatu organisasi.
Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif dengan semua pegawai kantor baik
secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Pengurusan innformasi
atau information handling yakni menyampaian dan penerimaan berita, akan
berjalan dengan baik bila dalam kantor itu terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan mnciptakan klim kerja kantor yang sehat dan
terbuka. Hal ini sangat penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi ara
peawai kantor.
Berdasarkan
hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antar 75% sampai 90% dari waktu kerja
kita( jiwanto, 1985:3), kita pergunakan untuk berkomunikasi.
5%
dipergunakan untuk menulis
10%
dipergunakan untuk membaca
35%
dipergunakan untuk berbicara, dan
50%
dipergunakan untuk mendengarkan
Dalam setiap
kegiatan, kita berkomunikasi dengan pihak yang berkepentingan. Kegiatan kantor
tidak terlepas dari tulis-menulis, membaca, berbicara dan mendengarkan. Semua
kegiatan itu mengandung informasi atau keterangan yang mengandung arti dan
kegunaan bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu, komunikasi kantor atau tata
hubungan kantor ialah suatu penyampaian warta atau keterangan-keterangan yang
mengandung arti dalam bidang kegiatan kantor atau dalam bidang ketatausahaan.
Komunikasi
sangat penting dalam rangka meningkatkan kelancaran kantor. Pentingnya
komunikasi kantor dapat dilihat dalam hal-hal berikut.
1.
Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas
antara:
a.
Para bawahan dengan atasan/pimpinan
b.
Bawahan dengan bawahan
c.
Atasan dengan atasan
d.
Pegawai dengan kantor/instansi yang bersangkutan
2.
Meningkatkan kegairahan bekerja para pegawai
3.
Meningkatkan moral dan disiplin yang tinggi para
pegawai
4.
Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran
pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan
berlangsung pengendalian operasional yang efisien.
5.
Dengan komunikasi semua pegawai dapat mengetahui
kebijaksanaan, peraturan-peraturan, ketentuan-ketentuan, yang telah ditetapkan
oleh pimpinan
6.
Dengan komunikasi, semua informasi,
keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para pegawai dapat dengan cepat
diperoleh.
7.
Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap semua
pegawai
8.
Menimbulkan adanya saling pengertian di antara para pegawai dan saling menghargai dalam melaksanakan
tugasnya masing-masing.
9.
Meningkatkan kerja sama (team work) di antara para pegawai.
10. Semuanya itu akhirnya akan meningkatkan semangat korps atau esprit de
corps di kalangan para pegawai
11. Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan
dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. Fungsi ini antara lain dapat dipenuhi dengan
cara latihan secara periodik, buku-buku pedoman, coaching setip hari,
perintah-perintah
12. Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan
persepsi-persepsi/penglihatan-penglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari
suatu tanggung jawab
13. Komunikasi adalah suatu cara untuk mendorong manusia ke arah cara berpikir
kreatif
14. Komunikasi adalah pekerjaan kantor, baik formal maupun informal, tidak saja
hanya merupakan benteng terhadap desas-desus intern, tetapi juga merupakan
pemisah yang melindungi anggota berita-berita yang behubungan dengan pekerjaan
yang datangnya dari luar.
15. Komunikasi penting bagi suatu organisasi perusahaan sebab merupakan salah
satu alat yang utama bagi anggota
organisasi untuk bekerja sama
16. Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak dapat dikomunikasikan kepada
pejabat lain, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai. Kenyataaan,
tanpa proses komunikasi yang terus-menerus keputusan tidak dapat dibuat pada
instansi pertama
17. Komunikasi memberikan pengertian sebagian dari suatu bagian tujuan. Arus
informasi dari pejabat-pejabat bawahan, penting dalam memungkinkan pemimpin
tertinggi untuk mengetahui apakah kemunikasi telah dilaksanakan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar